これまではあくまで「猶予期間」でした
電子帳簿保存法とは、帳簿書類の電子保存を目的とした法律です。施行自体は1998年とかなり古く、数回の改正が加えられて今に至ります。
本来、所得税法や法人税法では、帳簿書類は紙で保存するのが原則でした。あくまで、電子保存（データでの保存）は特例として許容されていたにすぎません。事実、当時の電子帳簿保存法に則り電子保存をするならば、事前に税務署に申請・承認をもらうなど煩雑な手続きが必要でした。そのため、従前の紙での保存をベースにした経理手続きを行う企業が大半を占めていたという事情があります。
しかし、2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、一気に潮目が変わります。改正法には「事前承認制度の廃止」「スキャナ保存制度の要件緩和」「電子取引のデータ保存が義務化」が盛り込まれていました。つまり、電子保存のハードルを一気に下げる代わりに、義務化するという方針が示されたのです。
ただし、これまで紙ベースでやり取りしてきた業務を一気に電子データベースにするのには、何かと手間がかかります。そのため、急遽2年間（2022年1月1日～2023年12月31日）の猶予期間が設けられました。
しかし、2024年1月1日からは猶予期間が終了するため、すべての企業で電子取引の電子データは、紙での保存が認められなくなります。
業務体制が整っているか改めて確認を
猶予期間が終了すると、電子取引の電子データは「データのまま保存」しなくてはいけません。準備がすでに整っているなら問題ありませんが、まだできていない場合は、少なくとも以下の点は確認し、対応を進めましょう。
まず、業務の中に電子取引に対応する取引がどれだけあるかを把握する必要があります。簡単にいうと「紙を介さない取引」であれば、電子取引と考えて構いません。わかりやすい例がメールに添付されたPDFファイル形式の請求書・領収書です。
次に、データの保存方法や場所を決めましょう。基本的にはどこで保存しても構いませんが、以下の4つの要件のうちいずれかを満たしていることが必要になります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- 速やかにタイムスタンプを付与する
- データの訂正や削除をした履歴が残るシステムまたは訂正や削除ができないシステムを利用する
- 改ざん防止に関する事務処理規程を作って守る
保存方法が決まったら、おのずとシステムや規程の準備にも取り掛かれるはずです。なお、国税庁のWEBサイトには、電子データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定など、電子帳簿保存法に関連する各種規程等のサンプルが掲載されています。税理士などとの専門家と相談のうえ、社内体制の整備にお役立てください。